Guide des casiers connectés
Smart locker : le guide complet des casiers connectés
Un smart locker, ou casier connecté, associe un mobilier, des serrures électroniques et un logiciel pour gérer automatiquement l'accès à des compartiments ou à des objets.
Comment fonctionne réellement un smart locker ? Pour quels usages est-il pertinent ? Badge, code ou QR code : quelle technologie choisir ? Et quels critères faut-il examiner avant d'équiper une entreprise ?
- Smart locker
- Casier connecté
- Flex Office
- Gestion de clés
- Matériel
Comprendre le concept
Qu'est-ce qu'un smart locker ?
Littéralement, smart locker signifie « casier intelligent ». En français, les termes casier connecté, consigne connectée, armoire connectée ou casier électronique sont également utilisés.
Le principe est de faire évoluer un casier traditionnel en lui ajoutant une couche électronique et logicielle.
Avec une serrure mécanique, le droit d'accès est essentiellement matérialisé par la possession d'une clé. Avec un smart locker, l'autorisation peut être liée à une personne, une réservation, un objet ou une période précise.
La valeur d'un smart locker ne vient pas uniquement de la serrure électronique. Elle vient surtout de la capacité à intégrer le casier dans un processus métier.
Les quatre briques d'un smart locker
Le mobilier
Une armoire composée de compartiments dont le nombre et les dimensions dépendent des objets ou des utilisateurs concernés.
Les serrures électroniques
Chaque porte peut être verrouillée ou déverrouillée sur commande de l'électronique.
Le pilotage
Une électronique de contrôle communique avec les serrures et avec l'interface utilisateur.
Le logiciel
Le logiciel de gestion de casiers connectés peut gérer les utilisateurs, les réservations, les casiers, les objets et les droits d'accès.
Casier traditionnel, casier à code et smart locker
| Solution | Ouverture | Gestion centralisée | Attribution dynamique | Historique |
|---|---|---|---|---|
| Casier à clé | Clé mécanique | Non | Manuelle | Non |
| Casier à code autonome | Code | Variable | Limitée | Variable |
| Smart locker | Badge, code, QR code... | Oui selon la solution | Oui | Oui selon la configuration |
Du droit d'accès à l'ouverture
Comment fonctionne un smart locker ?
Le fonctionnement varie selon le projet, mais le principe reste généralement le même : identifier une personne, vérifier son autorisation et ouvrir uniquement le bon compartiment.
-
Le besoin est créé
Un administrateur peut réserver et attribuer un casier connecté ou préparer un objet destiné à une personne.
-
Le droit d'accès est défini
L'utilisateur est associé au casier ou à l'objet pendant une période déterminée.
-
Le moyen d'identification est prévu
Selon la configuration, la personne utilise un badge RFID, un code, un QR code ou un autre identifiant.
-
L'utilisateur s'identifie
Devant l'armoire, le système contrôle si son autorisation est valide.
-
Le compartiment s'ouvre
Seule la porte correspondant au droit accordé est déverrouillée.
-
L'événement peut être enregistré
Selon la solution, l'ouverture, la fermeture, le retrait ou une anomalie peuvent être horodatés.
-
Le système prépare la suite
Le droit peut expirer, le casier redevenir disponible ou le retour de l'objet être attendu.
Cas d'usage
À quoi sert un smart locker en entreprise ?
Un casier intelligent devient intéressant lorsqu'une organisation doit donner accès à un espace ou à un objet sans nécessiter une remise en main propre.
Smart locker et Flex Office
Dans un environnement de travail hybride, les collaborateurs ne disposent pas toujours du même bureau. Un casier peut alors être réservé uniquement pendant leur présence.
- Rangement des effets personnels
- Casiers temporaires pour visiteurs
- Vestiaires partagés
- Coworking
- Campus et organismes de formation
Découvrir les casiers connectés pour le Flex Office et le bureau flexible →
Distribution de matériel informatique
Une DSI peut déposer un ordinateur, un téléphone, une tablette, un chargeur ou un autre équipement afin de mettre du matériel informatique à disposition dans un casier pour qu'un collaborateur puisse venir le récupérer sans rendez-vous obligatoire.
Le casier devient ainsi un point d'échange asynchrone entre l'équipe informatique et l'utilisateur.
Gestion de clés
Les smart lockers peuvent également organiser la remise de clés :
- véhicules de société ;
- concession automobile ;
- location de véhicules ;
- logements ;
- bâtiments ;
- locaux techniques ;
- interventions de prestataires.
Découvrir les casiers connectés pour les clés automobiles et la location →
Outillage et équipements
Dans un environnement industriel, le smart locker peut servir à mettre à disposition des outils, équipements, instruments ou terminaux mobiles.
Découvrir les casiers connectés pour l'outillage et l'industrie →
Click & Collect
Dans un commerce, une commande peut être préparée, déposée dans un compartiment puis récupérée par le client pendant la période prévue.
Le client n'a plus besoin d'attendre qu'une personne soit disponible au comptoir.
Découvrir les casiers connectés Click & Collect pour le retrait de commandes →
Documents, badges et échanges internes
Un casier peut enfin servir de point de passage entre deux personnes qui ne sont pas présentes au même moment.
Cela peut concerner un document, un badge, une carte, une clé, un dossier ou un équipement.
Deux logiques différentes
Faut-il gérer le casier ou l'objet placé à l'intérieur ?
Cette distinction est essentielle. Réserver un compartiment et mettre un objet à disposition sont deux processus proches en apparence, mais différents dans leur logique métier.
| Critère | Gestion du casier | Gestion de l'objet |
|---|---|---|
| Élément principal | Le compartiment | L'objet |
| Question | Qui utilise ce casier ? | Qui récupère cet objet ? |
| Exemple | Flex Office | Clé de véhicule |
| Durée | Réservation temporaire | Retrait ou prêt |
| Suivi | Disponibilité du casier | Emplacement de l'objet |
Exemple : réserver un casier
Un collaborateur réserve un compartiment pendant sa journée de présence dans les bureaux. Pendant cette période, il peut accéder à son casier.
À la fin de la réservation, le casier peut être remis à disposition.
Attribuer et réserver un casier connecté avec HIPPOKA →
Exemple : mettre une clé à disposition
Une clé est enregistrée, placée dans un compartiment puis associée à une personne.
Le processus peut se terminer lors du retrait ou prévoir une restitution.
Gérer la mise à disposition d'objets dans les casiers HIPPOKA →
Identification
Code, badge RFID ou QR code : comment ouvrir un smart locker ?
Il n'existe pas de moyen d'accès idéal pour tous les contextes. Le choix dépend principalement de la population concernée et de la fréquence d'utilisation.
| Moyen d'accès | Particulièrement adapté à | À vérifier |
|---|---|---|
| Code | Visiteurs, clients, accès ponctuels | Durée de validité et gestion du code |
| QR code | Retraits autonomes et accès temporaires | Validité du QR code et lecteur utilisé |
| Badge RFID | Collaborateurs réguliers | Compatibilité avec les badges existants |
| Smartphone | Parcours très digitalisés | Technologie, application éventuelle et connectivité |
La meilleure technologie n'est pas nécessairement la plus spectaculaire. C'est celle qui réduit les frictions pour l'utilisateur tout en respectant le niveau de contrôle attendu.
Pourquoi connecter les casiers ?
Les avantages réels d'un smart locker
La valeur ne vient pas du mot « connecté » lui-même. Elle vient des tâches que le système permet d'automatiser et des contraintes qu'il permet de supprimer.
Éviter les remises en main propre
Le déposant et le destinataire n'ont plus besoin d'être présents au même moment.
Automatiser les autorisations
Les droits peuvent être limités à une personne, une période et un compartiment.
Partager davantage les casiers
Un même compartiment peut être utilisé successivement par plusieurs personnes.
Garder un historique
Les événements peuvent faciliter le suivi d'une ouverture, d'un retrait ou d'une anomalie.
Gérer plusieurs sites
Une même plateforme peut superviser plusieurs armoires et plusieurs implantations.
Intégrer le casier à d'autres outils
Une API ou des webhooks peuvent relier le système à d'autres applications métier.
Accès et données
Smart locker : quels points vérifier pour la sécurité ?
Une serrure électronique ne suffit pas à elle seule à garantir la sécurité de l'ensemble du système.
Il faut examiner le mobilier, les serrures, l'électronique, le logiciel, les comptes administrateurs, le réseau et les procédures.
- Gestion des rôles administrateurs
- Sécurisation des comptes
- Gestion de la perte d'un badge
- Journalisation des événements
- Fonctionnement en cas de coupure réseau
- Procédure d'ouverture de secours
- Maintenance et mises à jour
- Résistance physique du mobilier
Et les données personnelles ?
Lorsqu'une réservation ou un journal d'ouverture peut être associé à une personne identifiable, la protection des données doit être intégrée au projet.
L'organisation doit notamment définir :
- les données réellement nécessaires ;
- leur finalité ;
- les personnes autorisées à les consulter ;
- la durée de conservation ;
- l'information des utilisateurs ;
- la sécurité du back-office.
Cahier des charges
Comment choisir un smart locker ? 12 critères à comparer
Se limiter au prix ou au nombre de portes peut conduire à choisir une installation qui ne répond pas réellement au besoin.
1. Définir le processus
Réservez-vous un casier ou mettez-vous un objet à disposition ?
2. Identifier les utilisateurs
Collaborateurs, visiteurs, prestataires et clients n'ont pas les mêmes attentes.
3. Évaluer le volume
Quelques opérations par semaine et plusieurs centaines d'ouvertures quotidiennes ne nécessitent pas la même architecture.
4. Dimensionner les compartiments
Les dimensions doivent correspondre aux objets réellement stockés.
5. Choisir les identifiants
Badge, QR code ou code doivent être choisis en fonction du parcours utilisateur.
6. Vérifier le mode hors ligne
Demandez précisément ce qui se passe lorsque l'armoire perd sa connexion.
7. Examiner le logiciel
Le logiciel de gestion des casiers doit permettre de retrouver rapidement les casiers, les utilisateurs, les réservations et les événements importants.
8. Vérifier le multisite
Si votre organisation dispose de plusieurs bâtiments, vérifiez comment les armoires sont structurées par site.
9. Vérifier l'API
Si les casiers doivent communiquer avec vos outils métier, vérifiez précisément ce que l'API permet de faire.
10. Examiner les habilitations
Qui peut créer un utilisateur, ouvrir une porte à distance ou consulter les historiques ?
11. Anticiper la maintenance
Serrures, portes, électronique et écran éventuel doivent pouvoir être maintenus.
12. Prévoir l'évolution
Une installation pilote peut-elle évoluer vers plusieurs armoires ou plusieurs sites ?
Budget
Quel est le prix d'un smart locker ?
Il n'existe pas de prix moyen suffisamment précis pour représenter tous les projets.
Une petite armoire destinée à quelques clés et une installation multisite de plusieurs centaines de compartiments ne sont pas comparables.
Le prix dépend notamment :
- du nombre de compartiments ;
- de leurs dimensions ;
- du mobilier ;
- des serrures électroniques ;
- du contrôleur ;
- de la borne éventuelle ;
- des lecteurs ;
- du logiciel ;
- des développements spécifiques ;
- de l'installation ;
- de la maintenance.
Pour comparer deux solutions, raisonnez en coût global : matériel + logiciel + intégration + installation + exploitation + maintenance.
Mise en œuvre
Comment réussir le déploiement d'un smart locker ?
-
Observer le processus actuel
Qui remet aujourd'hui les clés, équipements ou casiers ?
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Dessiner le parcours cible
Définissez qui dépose, qui récupère et comment le droit est transmis.
-
Dimensionner le mobilier
Le nombre et la taille des compartiments doivent partir des usages réels.
-
Valider l'environnement
Vérifiez alimentation, réseau, emplacement, fixation et accessibilité.
-
Tester avec un pilote
Commencer à petite échelle permet de corriger les points de friction avant généralisation.
-
Former les administrateurs
Ils doivent savoir gérer un utilisateur, une réservation, une anomalie et un accès de secours.
-
Mesurer après le lancement
Analysez l'utilisation, les incidents et les demandes d'assistance.
HIPPOKA
HIPPOKA : logiciel et électronique pour smart lockers
HIPPOKA permet de gérer des casiers connectés autour de deux logiques principales : attribuer un compartiment à une personne ou mettre un objet à disposition.
Attribuer un casier
Réservez un compartiment pour un collaborateur, un visiteur ou un prestataire pendant une période définie.
Mettre un objet à disposition
Placez une clé, un équipement, un document ou une commande dans un compartiment.
Une solution complète ou une technologie à intégrer
HIPPOKA peut être intégré à un projet complet comprenant les armoires, l'électronique et le logiciel.
La technologie peut également être utilisée par un fabricant de mobilier, un agenceur ou un intégrateur souhaitant conserver la conception de ses casiers tout en ajoutant la couche électronique et logicielle.
- Gestion des utilisateurs
- Réservations de casiers
- Gestion d'objets
- Calendriers
- Code, badge ou QR code selon l'installation
- Supervision de plusieurs sites
- Journaux d'événements
- API et intégrations
Découvrir le logiciel de gestion de casiers connectés HIPPOKA →
Questions fréquentes
Tout savoir sur les smart lockers
Les réponses essentielles avant de lancer votre projet de casiers connectés.
Qu'est-ce qu'un smart locker ?
Un smart locker est un ensemble de casiers dont l'accès est contrôlé électroniquement. Un logiciel peut gérer les utilisateurs, les réservations, les compartiments et les droits d'accès.
Smart locker et casier connecté : quelle différence ?
Les deux expressions désignent généralement la même famille de solutions. Smart locker est le terme anglais.
Un smart locker sert-il uniquement aux colis ?
Non. Il peut également gérer des casiers personnels, des clés, du matériel, des outils, des documents ou des commandes.
Une connexion Internet est-elle obligatoire ?
Cela dépend de l'architecture. Il faut vérifier précisément le comportement de la solution lorsque l'armoire perd sa connexion.
Une application mobile est-elle nécessaire ?
Non. Selon les équipements, l'utilisateur peut s'identifier avec un code, un badge RFID ou un QR code.
Peut-on utiliser un smart locker en Flex Office ?
Oui. Un casier peut être réservé uniquement pendant la présence du collaborateur puis être réattribué.
Peut-on connecter des casiers existants ?
Cela peut être possible selon la conception du mobilier, les portes, les serrures et l'électronique. Une étude technique est nécessaire.
Combien coûte un smart locker ?
Le prix dépend notamment du mobilier, du nombre de compartiments, des serrures, de l'électronique, du logiciel, de l'installation et des intégrations.
Votre projet
Vous envisagez d'installer des smart lockers ?
Flex Office, clés, matériel informatique, outillage, commandes ou casiers déjà existants : présentez-nous votre besoin.
Nous pourrons étudier le parcours utilisateur, le nombre de compartiments et la configuration adaptée à votre projet.
HIPPOKA peut être proposé avec les armoires ou intégré à un projet de mobilier existant.