Évitez les attentes
Le déposant et le destinataire n’ont plus besoin d’être présents au même moment.
Gestion d’objets en casiers connectés
Mettez un objet à disposition, sans organiser de remise en main propre
Déposez une clé, un ordinateur, un document ou un équipement dans un casier. Choisissez son destinataire et sa période de retrait. HIPPOKA transmet l’accès, enregistre le retrait et peut également organiser le retour de l’objet.
- Retrait unique ou avec retour
- Accès envoyé par e-mail
- Mouvements tracés
Des échanges qui ne dépendent plus d’un rendez-vous
Remettez du matériel même lorsque le destinataire n’est pas disponible
HIPPOKA transforme le casier en point de remise autonome tout en conservant l’identité du destinataire, les horaires et l’historique de l’objet.
Sachez où se trouve l’objet
Consultez son casier, son statut et les derniers mouvements enregistrés.
Organisez les retours
Prévoyez une plage de restitution et autorisez une ou plusieurs armoires de retour.
Deux parcours selon votre besoin
Un retrait définitif ou un prêt avec retour
Chaque réservation d’objet peut être adaptée à la nature de l’équipement et à la façon dont il doit circuler.
L’utilisateur récupère l’objet sans avoir à le redéposer
Choisissez une période de retrait et transmettez un accès dédié au destinataire. La réservation se termine lorsque l’objet a été récupéré.
- Remise de documents
- Distribution de badges
- Retrait de commandes
- Remise définitive de matériel
L’utilisateur récupère l’objet puis le restitue
Définissez une période de retour et les armoires autorisées. Lors de la restitution, HIPPOKA peut orienter l’utilisateur vers un casier disponible.
- Prêt de clés
- Matériel informatique
- Outillage partagé
- Équipements de travail
Le parcours complet
De l’enregistrement de l’objet jusqu’à son retour
Suivez l’exemple d’une clé prêtée : de sa fiche dans HIPPOKA jusqu’à son retrait et son retour en casier.
Défilez pour suivre les étapes
01 · Enregistrer l’objetExemple de prêt
Création de la fiche
- Étape 01
Enregistrez l’objet
Créez sa fiche avec son nom, sa description et les informations utiles à votre activité.
- Étape 02
Déposez-le dans un casier
Associez l’objet au bon compartiment après l’avoir physiquement placé à l’intérieur.
- Étape 03
Choisissez le destinataire
Créez ou sélectionnez l’utilisateur autorisé à récupérer l’objet pendant la période prévue.
- Étape 04
Programmez la réservation
Définissez la période de retrait et, si nécessaire, le retour ainsi que les armoires autorisées.
- Étape 05
L’accès est transmis
L’utilisateur reçoit par e-mail les informations et le code nécessaires pour récupérer l’objet.
Il s’identifie sur l’écran de l’armoire, puis récupère l’objet. - Étape 06
Suivez le mouvement
Consultez le statut, l’heure de retrait et l’historique de l’objet dans le logiciel.
Dans cet exemple de prêt, la clé est restituée. Le casier de retour peut être différent du casier de retrait.
Une traçabilité lisible
Gardez une vision claire des objets en circulation
Le logiciel distingue les objets présents dans un casier, ceux détenus par un utilisateur et ceux qui ne sont pas encore assignés.
Catalogue d’objets
Regroupez les clés, outils, documents et équipements dans une interface unique.
Emplacement actuel
Identifiez le site, l’armoire et le casier associés à chaque objet.
Statut dans ou hors casier
Repérez rapidement les objets disponibles et ceux qui ont été retirés.
Historique détaillé
Retrouvez les créations, retraits, remises et changements de casier.
Champs personnalisés
Adaptez les fiches objets aux informations importantes pour votre activité.
API et webhooks
Connectez un outil autorisé et transmettez les événements utiles à votre système.
Des applications concrètes
Quels objets mettre à disposition dans un casier connecté ?
Le même fonctionnement s’adapte à des objets très différents, avec ou sans retour.
Clés
Véhicules et bâtiments
Organisez la remise et le retour de clés de véhicules, bureaux, logements ou locaux techniques.
Informatique
Ordinateurs et terminaux
Préparez le matériel d’un collaborateur ou gérez un échange sans rendez-vous avec la DSI.
Outillage et équipements
Mettez des instruments, équipements de protection ou terminaux mobiles à disposition des équipes.
Administration
Documents et badges
Remettez un document, une carte ou un badge au destinataire pendant la période prévue.
Commerce
Commandes et objets préparés
Permettez un retrait autonome sans attente au comptoir ou à l’accueil.
Logistique interne
Échanges entre services
Déposez un objet dans un casier pour qu’un autre service le récupère plus tard.
Des accès individualisés
Seul le destinataire prévu peut récupérer l’objet
L’utilisateur d’objet reçoit un accès spécifique à sa réservation. Les périodes, les événements et les armoires de retour restent définis dans HIPPOKA.
- Accès dédié à la réservation
- Périodes de retrait et de retour
- Événements horodatés
- Historique consultable
Questions fréquentes
Tout savoir sur la mise à disposition d’objets
Les réponses essentielles pour organiser un retrait ou un prêt en casier.
Comment mettre un objet à disposition ?
Enregistrez l’objet, associez-le au casier dans lequel il a été déposé, choisissez le destinataire puis définissez la période de retrait et, si nécessaire, la période de retour.
Peut-on prévoir un retrait sans retour ?
Oui. Le mode « retrait unique » permet à l’utilisateur de récupérer définitivement l’objet sans avoir à le redéposer.
L’objet doit-il revenir dans le même casier ?
Pas nécessairement. Vous pouvez autoriser une ou plusieurs armoires de retour. Lors de la restitution, le système peut sélectionner un casier libre dans une armoire autorisée.
Comment l’utilisateur reçoit-il son accès ?
Les informations nécessaires sont envoyées par e-mail. L’utilisateur s’identifie ensuite devant l’armoire pendant la période autorisée.
Peut-on savoir si l’objet a été récupéré ?
Oui. HIPPOKA affiche le statut de la réservation et peut indiquer la date et l’heure du retrait effectif.
Quels objets peuvent être gérés ?
La solution peut gérer notamment des clés, badges, documents, ordinateurs, tablettes, téléphones, outils, équipements ou commandes.
Peut-on connecter HIPPOKA à un logiciel métier ?
Oui. L’API permet à une application autorisée de gérer des objets, des utilisateurs et des réservations. Des webhooks peuvent également transmettre des événements.