Parc informatique hospitalier
Gestion des tablettes et ordinateurs dans les hôpitaux : prêt, suivi et disponibilité
Tablettes de service, ordinateurs portables, terminaux mobiles : dans un établissement de santé, le même équipement peut être utilisé successivement par plusieurs professionnels.
La difficulté n'est alors pas seulement de posséder suffisamment de matériel, mais de savoir où il se trouve, qui l'utilise, s'il est disponible et quand il doit revenir.
- Hôpital
- Tablettes
- Ordinateurs
- Prêt de matériel
- Casier connecté
Disponibilité du matériel
Pourquoi gérer précisément les tablettes et ordinateurs dans un hôpital ?
Dans un établissement de santé, les équipements numériques peuvent circuler entre différents professionnels, services, étages ou bâtiments.
Cette mobilité permet de partager le matériel, mais elle crée également une difficulté très concrète :
Un ordinateur peut être enregistré dans l'inventaire de l'hôpital tout en étant impossible à localiser au moment où une équipe en a besoin.
La gestion opérationnelle doit donc compléter l'inventaire informatique.
Elle doit permettre de connaître non seulement l'existence d'un équipement, mais également son statut d'utilisation.
Équipements concernés
Quel matériel informatique peut être partagé dans un établissement de santé ?
Les besoins varient fortement selon l'organisation de chaque établissement.
Le principe peut notamment concerner :
Tablettes
Tablettes professionnelles utilisées dans les services, lors des déplacements ou pour certaines applications métier.
Ordinateurs portables
Postes mobiles destinés aux professionnels ayant besoin de travailler depuis différents espaces.
Terminaux mobiles
Équipements portables dédiés à certains usages ou applications internes.
Téléphones professionnels
Smartphones ou terminaux attribués temporairement selon les équipes.
Accessoires
Chargeurs, alimentations, lecteurs, claviers ou autres périphériques.
Matériel de remplacement
Équipement de secours mis à disposition lorsqu'un poste habituel est en panne.
Un ordinateur affecté durablement à un professionnel n'a pas les mêmes besoins qu'une tablette partagée par plusieurs équipes au cours d'une journée.
Les difficultés du terrain
Quels problèmes rencontre-t-on avec les tablettes et ordinateurs partagés ?
Matériel introuvable
L'équipement existe dans le parc, mais personne ne sait dans quel service il se trouve.
Utilisateur inconnu
Une tablette est sortie, mais son détenteur n'a pas été enregistré.
Retour oublié
L'appareil reste dans une salle, un bureau ou un autre service après utilisation.
Batterie vide
Le matériel est revenu, mais n'est pas immédiatement utilisable par l'équipe suivante.
Matériel défectueux
Un ordinateur est remis en circulation alors qu'un problème n'a pas été signalé.
Remise manuelle
La DSI, le support ou un responsable doit être disponible pour chaque retrait.
Cycle d'utilisation
Comment organiser le prêt d'une tablette ou d'un ordinateur à l'hôpital ?
-
Identifier le matériel
Chaque tablette ou ordinateur dispose d'une référence permettant de le distinguer des autres équipements.
-
Le déclarer disponible
Le matériel prêt à être utilisé doit être clairement distingué d'un appareil en maintenance ou indisponible.
-
Définir l'utilisateur
Un professionnel, une équipe ou un autre utilisateur autorisé est associé à l'équipement.
-
Autoriser le retrait
Le droit d'accès au compartiment peut être limité à une période donnée.
-
Retirer le matériel
L'utilisateur s'identifie et récupère l'équipement qui lui est destiné.
-
Utiliser l'équipement
Le matériel passe temporairement hors de son lieu de stockage.
-
Restituer l'appareil
Après utilisation, il est ramené dans le casier ou l'emplacement prévu.
-
Préparer la prochaine utilisation
Recharge, nettoyage, vérification et maintenance éventuelle peuvent être effectués avant remise en circulation.
Organisation du parc
Ordinateur nominatif ou matériel informatique partagé ?
Tous les usages ne justifient pas une mutualisation.
| Matériel attribué | Matériel partagé | |
|---|---|---|
| Utilisateur | Une personne principale | Plusieurs utilisateurs successifs |
| Stockage | Bureau ou espace personnel | Emplacement commun sécurisé |
| Attribution | Longue durée | Temporaire |
| Traçabilité physique | Moins de mouvements | Plus importante |
| Retour | Pas systématique | Étape centrale |
Quand mutualiser ?
Le partage peut être pertinent lorsqu'un appareil est utilisé ponctuellement, selon les gardes, les équipes, les missions ou les besoins d'un service.
L'objectif n'est pas de réduire systématiquement le nombre d'équipements, mais de rendre le matériel disponible au bon utilisateur au bon moment.
Suivi du matériel
Quelles informations suivre pour un ordinateur ou une tablette partagée ?
Pour retrouver rapidement un équipement, quelques informations sont particulièrement utiles.
Identifiant du matériel
Numéro d'inventaire, référence interne, nom de l'équipement ou numéro de série.
Type d'équipement
Tablette, ordinateur portable, smartphone ou autre matériel.
Utilisateur
Personne à laquelle le matériel a été attribué.
Date de retrait
Moment auquel le matériel a quitté son emplacement.
Retour attendu
Date ou période à laquelle l'équipement doit être rendu.
Statut
Disponible, réservé, sorti, retourné ou indisponible.
Un inventaire indique que l'hôpital possède une tablette. Une gestion de prêt efficace permet aussi de savoir si cette tablette est disponible maintenant.
Disponibilité réelle
Stocker le matériel ne suffit pas : il doit aussi être prêt à l'emploi
Une tablette présente dans son casier mais totalement déchargée n'est pas réellement disponible.
Lors de la conception du dispositif, il faut donc se demander si les équipements doivent être rechargés pendant leur stockage.
Questions à prévoir
- Quelle autonomie est nécessaire ?
- Combien de temps le matériel reste-t-il généralement au casier ?
- Faut-il prévoir une alimentation électrique dans les compartiments ?
- Quel type de chargeur utilise chaque appareil ?
- Quelle puissance électrique doit être prévue ?
- Comment organiser les câbles et alimentations ?
- Quelles contraintes de ventilation ou de température doivent être prises en compte ?
Si les tablettes ou ordinateurs doivent être alimentés dans le mobilier, cette fonction doit être prévue dès la conception de l'armoire et validée techniquement.
Matériel partagé
Comment intégrer le nettoyage du matériel dans le processus ?
Dans un environnement hospitalier, un appareil partagé peut être manipulé successivement par plusieurs utilisateurs.
Le processus de prêt doit donc être cohérent avec les protocoles d'hygiène et de nettoyage définis par l'établissement.
Il faut notamment définir :
- qui est responsable du nettoyage ;
- à quel moment celui-ci est effectué ;
- comment distinguer un équipement prêt à l'emploi d'un équipement à traiter ;
- quels produits et méthodes sont compatibles avec le matériel ;
- comment traiter les protections, claviers, écrans et accessoires.
Les modalités précises doivent être définies selon les protocoles de l'établissement et les recommandations du fabricant du matériel.
Sécurité numérique
Le prêt physique ne remplace pas la sécurisation informatique
À l'hôpital, une tablette ou un ordinateur peut permettre d'accéder à des systèmes contenant des informations sensibles.
Sécuriser le casier ne suffit donc pas : le terminal lui-même doit être administré conformément aux règles de sécurité de l'établissement.
Authentification
L'accès au terminal et aux applications doit être réservé aux utilisateurs autorisés.
Gestion des habilitations
Un professionnel ne doit accéder qu'aux informations nécessaires à ses missions.
Chiffrement
Les mesures appropriées doivent être définies par la politique de sécurité de l'établissement.
Verrouillage
Un terminal laissé sans surveillance ne doit pas rester librement accessible.
Mises à jour
Les équipements doivent rester intégrés au processus de maintenance de la DSI.
Administration centralisée
Les outils de gestion de terminaux peuvent permettre d'appliquer les politiques définies par la DSI.
Deux outils complémentaires
Casier connecté, MDM et logiciel de parc : qui gère quoi ?
C'est une distinction importante pour éviter de demander au mauvais outil de résoudre le mauvais problème.
| Besoin | Casier / gestion de prêt | MDM / gestion informatique |
|---|---|---|
| Savoir où le matériel est stocké | Oui | Pas sa fonction principale |
| Attribuer physiquement un matériel | Oui | Pas sa fonction principale |
| Gérer le retrait et le retour | Oui | Non |
| Configurer le terminal | Non | Oui |
| Déployer des applications | Non | Oui |
| Appliquer des politiques de sécurité | Non | Oui |
| Effacement à distance | Non | Selon la solution MDM |
Le casier gère la circulation physique du matériel. La DSI continue de gérer le terminal et son environnement numérique.
Distribution autonome
Pourquoi utiliser des casiers connectés pour les tablettes et ordinateurs ?
Le casier connecté permet de créer un point de stockage sécurisé entre la DSI ou le gestionnaire du matériel et l'utilisateur.
Exemple concret
Une infirmière, un médecin ou un autre professionnel doit récupérer une tablette au début de son service.
Au lieu de demander le matériel à un responsable, un équipement disponible peut lui être attribué.
Elle s'identifie devant l'armoire, ouvre le compartiment correspondant et récupère la tablette.
À la fin de l'utilisation, le matériel revient dans l'emplacement prévu afin d'être préparé pour l'utilisateur suivant.
Les bénéfices recherchés
- Donner plus d'autonomie aux équipes
- Éviter certaines remises manuelles de matériel
- Identifier le détenteur d'un équipement
- Mieux organiser les retours
- Centraliser le stockage
- Faciliter le fonctionnement avec plusieurs équipes
- Donner accès au matériel lorsque le support n'est pas physiquement présent
Exemples hospitaliers
Quels cas d'usage pour la gestion du matériel informatique à l'hôpital ?
Tablettes de service
Plusieurs professionnels utilisent successivement un parc de tablettes appartenant au service.
Ordinateurs de remplacement
Lorsqu'un poste tombe en panne, un ordinateur de secours peut être mis à disposition rapidement.
Internes et personnels temporaires
Du matériel peut être attribué pour une période limitée puis récupéré à la fin de l'affectation.
Prestataires
Un équipement spécifique peut être préparé pour une intervention ou une mission.
Matériel multiservice
Un même parc peut être partagé entre plusieurs unités selon les besoins.
Support informatique
La DSI peut préparer un appareil réparé ou configuré pour son utilisateur.
Cahier des charges
Comment organiser un parc de tablettes ou ordinateurs partagés ?
1. Quels équipements sont réellement partagés ?
Commencez par distinguer le matériel individuel des équipements qui circulent réellement.
2. Combien d'utilisateurs sont concernés ?
Tenez compte du nombre de professionnels, mais surtout des besoins simultanés.
3. Quels services doivent disposer du matériel ?
Le dimensionnement peut être réalisé par bâtiment, étage, unité ou autre organisation pertinente.
4. Le matériel doit-il être réservé ?
Certains usages nécessitent simplement un appareil disponible. D'autres peuvent nécessiter une attribution préalable.
5. Quel moyen d'accès ?
Un badge professionnel peut être pratique pour des utilisateurs réguliers, lorsque la technologie est compatible avec l'installation.
6. Faut-il prévoir une recharge ?
Le besoin doit être intégré dès la conception du mobilier.
7. Comment gérer le nettoyage ?
Définissez clairement la responsabilité, le moment et les produits compatibles.
8. Comment gérer une panne ?
Un équipement signalé comme défectueux ne doit pas être remis à disposition par erreur.
9. Plusieurs hôpitaux ou bâtiments sont-ils concernés ?
Un fonctionnement multisite peut nécessiter une supervision centralisée.
10. Faut-il connecter le système au SI existant ?
L'établissement peut souhaiter connecter le processus à un outil de parc, un ITSM, un annuaire ou une application métier.
HIPPOKA
Comment gérer des tablettes et ordinateurs avec HIPPOKA ?
HIPPOKA peut considérer une tablette ou un ordinateur portable comme un objet géré dans un casier connecté.
Le matériel est enregistré, placé dans un compartiment puis mis à disposition d'un utilisateur pendant la période prévue.
Exemple de parcours
-
Enregistrer l'équipement
La tablette ou l'ordinateur est identifié dans le système.
-
Le placer dans une armoire
L'appareil est stocké dans un casier adapté à ses dimensions.
-
Choisir l'utilisateur
L'équipement peut être associé à la personne qui doit le récupérer.
-
Définir la période
Retrait et retour peuvent être organisés selon les besoins.
-
L'utilisateur s'identifie
Selon l'installation, l'accès peut être réalisé avec un code, un badge ou un QR code.
-
L'équipement est retiré
Le statut de l'objet peut refléter qu'il se trouve hors du casier.
-
Le matériel revient
L'utilisateur le replace dans une armoire autorisée pour le retour.
-
Il peut être remis à disposition
Après les étapes nécessaires de vérification, recharge, nettoyage ou maintenance, l'équipement peut repartir dans un nouveau cycle.
Fonctions particulièrement utiles
- Gestion des objets
- Gestion des utilisateurs
- Mise à disposition d'un équipement
- Périodes de retrait et de retour
- Casiers et armoires répartis sur plusieurs sites
- Visualisation du statut des objets
- Historique des événements
- Armoires de retour configurables
- Gestion centralisée
- API pour relier HIPPOKA à un autre système
HIPPOKA intervient sur la mise à disposition physique, le stockage, le retrait, le retour et le suivi de l'objet.
La configuration du terminal, les applications, les mises à jour, les comptes, le chiffrement et les politiques de sécurité informatique restent gérés par les outils et procédures de la DSI.
Questions fréquentes
Tablettes et ordinateurs à l'hôpital : les réponses essentielles
Prêt, retour, sécurité, recharge et casiers connectés.
Comment gérer des tablettes partagées dans un hôpital ?
Chaque tablette peut être identifiée, stockée dans un emplacement défini, attribuée temporairement à un utilisateur puis enregistrée comme restituée après son retour.
Comment savoir qui a emprunté un ordinateur ?
Le processus de retrait peut associer l'équipement à l'utilisateur qui vient le récupérer, avec une date et une heure de mouvement.
Peut-on utiliser un badge professionnel pour ouvrir le casier ?
Cela peut être possible selon la technologie du badge et le lecteur installé sur l'armoire. Un accès par code ou QR code peut également être prévu.
Peut-on recharger les tablettes dans les casiers ?
Cela dépend de la conception du mobilier. Si une recharge est nécessaire, l'alimentation électrique et les contraintes techniques doivent être prévues dès la conception de l'armoire.
Comment nettoyer une tablette partagée en milieu hospitalier ?
L'établissement doit définir un protocole adapté à son environnement et utiliser des méthodes compatibles avec les recommandations du fabricant de l'équipement.
HIPPOKA sécurise-t-il les données contenues sur l'ordinateur ?
HIPPOKA gère principalement le stockage et la mise à disposition physique de l'équipement. La sécurité du terminal, de son système et des données accessibles reste du ressort des outils et politiques informatiques de l'établissement.
Peut-on gérer le matériel de plusieurs services ?
Oui. Une organisation peut répartir ses armoires et équipements entre plusieurs sites ou services selon son fonctionnement.
Peut-on gérer le retour d'un ordinateur dans une autre armoire ?
Le fonctionnement peut prévoir des armoires autorisées pour le retour d'un objet, selon la configuration retenue.
Casier connecté ou logiciel de parc informatique : quelle différence ?
Le logiciel de parc et le MDM gèrent principalement le terminal et sa configuration. Le casier connecté organise son stockage, sa remise physique et sa restitution. Les deux approches peuvent être complémentaires.
À retenir
Gérer le matériel informatique, c'est aussi gérer sa disponibilité physique
Une DSI peut parfaitement connaître le numéro de série, la configuration et les applications installées sur une tablette, tout en ayant du mal à savoir qui l'utilise actuellement et où elle doit revenir.
Lorsqu'un parc est partagé, il faut donc associer la gestion informatique à un processus de circulation physique.
Quel matériel ? Pour quel utilisateur ? Où est-il stocké ? Quand a-t-il été retiré ? Quand doit-il revenir ?
Pour les hôpitaux, cliniques et autres établissements disposant d'équipements numériques mutualisés, les casiers connectés peuvent constituer une brique supplémentaire pour organiser ces mouvements.
Votre projet
Vous souhaitez gérer le prêt de tablettes et ordinateurs dans votre établissement ?
Parc de tablettes, ordinateurs portables, matériel de remplacement ou équipements partagés : présentez-nous votre fonctionnement actuel.
Nous pouvons étudier comment organiser leur mise à disposition, leur retrait et leur restitution avec des casiers connectés HIPPOKA.
HIPPOKA peut être intégré à un projet complet ou au mobilier conçu pour votre établissement.