Retrouvez le détenteur
Associez la sortie d’un trousseau au collaborateur, prestataire ou autre utilisateur qui vient le récupérer.
Immobilier & gestion locative
Gestion des clés en agence immobilière : suivez chaque retrait et chaque retour
Visites, états des lieux, artisans, diagnostiqueurs ou remise à un locataire : organisez la circulation de vos trousseaux sans dépendre d’un tableau à clés ou de la mémoire de l’équipe. HIPPOKA associe la clé, la personne autorisée et le compartiment depuis une interface centralisée.
- Retraits identifiés
- Accès temporaires
- Retours organisés
Moins de recherche. Plus de visibilité.
Une clé absente ne doit plus devenir une enquête dans toute l’agence
Le véritable enjeu n’est pas uniquement de bien ranger les trousseaux. Il faut pouvoir savoir rapidement quel bien est concerné, qui détient la clé et quand elle doit revenir.
Préparez les remises
Déposez la clé dans un compartiment sécurisé et autorisez uniquement la personne prévue pendant la période utile.
Centralisez plusieurs sites
Organisez plusieurs armoires et populations d’utilisateurs lorsque votre activité s’étend sur plusieurs agences ou bureaux.
Cas d’usage immobilier
Le même principe pour les visites, les prestataires et les remises de clés
Une agence gère rarement un seul type de mouvement. Le trousseau peut circuler entre collaborateurs, locataires, propriétaires et intervenants extérieurs.
Préparer les clés pour un négociateur
Le collaborateur récupère le trousseau du bien avant son rendez-vous puis le restitue après la visite.
Artisan ou diagnostiqueur
Autorisez temporairement un intervenant à récupérer uniquement le trousseau nécessaire à sa mission.
Remettre les accès au bon moment
Préparez les clés pour la personne chargée du rendez-vous sans multiplier les échanges en main propre.
Organiser une remise de clés
Lorsque le parcours de l’agence le permet, préparez un retrait autonome dans un compartiment sécurisé.
Récupérer les clés en fin de location
Prévoyez la restitution des clés, badges, télécommandes et autres moyens d’accès confiés.
Restituer un trousseau
Organisez la remise au propriétaire lorsque le mandat ou la situation du bien nécessite le retour des accès.
Le parcours
De la préparation du trousseau à sa restitution
HIPPOKA organise la mise à disposition physique de la clé : le trousseau est enregistré comme un objet, placé dans une armoire puis accessible à la personne autorisée.
Identifiez le trousseau
Associez la clé au bien concerné et enregistrez-la comme un objet dans le processus.
Déposez la clé
Placez le trousseau dans le compartiment prévu de l’armoire connectée.
Autorisez la personne
Définissez le collaborateur, l’artisan ou le destinataire ainsi que la période pendant laquelle il peut retirer la clé.
Suivez le retrait et le retour
L’utilisateur s’identifie, récupère le trousseau puis peut le restituer dans une armoire autorisée après utilisation.
Back-office HIPPOKA
Visualisez les trousseaux présents et ceux qui sont hors casier
Centralisez les utilisateurs, les objets, les armoires et les périodes d’accès. L’objectif est de retrouver rapidement la situation physique d’un trousseau sans devoir appeler toute l’équipe.
Deux côtés du parcours
L’agence garde la maîtrise, le destinataire gagne en autonomie
Préparez et supervisez les mises à disposition
Gérez les trousseaux, les personnes autorisées, les périodes d’accès, les armoires et les principaux événements depuis une même interface.
Récupérez uniquement le trousseau prévu
La personne s’identifie devant l’armoire et accède au compartiment qui lui est destiné, sans disposer d’un accès général à toutes les clés de l’agence.
Fonctions utiles pour l’immobilier
Gardez la maîtrise de chaque mise à disposition
HIPPOKA apporte une couche de gestion pour organiser les droits, les trousseaux et les événements associés aux armoires connectées.
Gestion des trousseaux
Considérez chaque clé ou jeu de clés comme un objet pouvant être mis à disposition.
Accès temporaires
Limitez l’autorisation d’un artisan ou d’un diagnostiqueur à la période nécessaire.
Suivi des mouvements
Visualisez si le trousseau est présent dans l’armoire ou actuellement hors casier.
Journaux d’événements
Retrouvez les principaux événements liés aux accès et aux compartiments.
Gestion multisite
Supervisez plusieurs armoires réparties dans différentes agences ou implantations.
API & webhooks
Étudiez une intégration avec votre application métier lorsque le projet le nécessite.
Une nuance importante
HIPPOKA gère l’accès au compartiment, pas chaque clé sur un crochet
Une armoire à clés spécialisée peut contrôler individuellement chaque trousseau. Avec HIPPOKA, la clé ou le trousseau est placé dans un compartiment sécurisé puis ce compartiment est attribué à la bonne personne.
- Clés et badges regroupés dans un même trousseau
- Accès limité à la personne autorisée
- Périodes d’accès configurables
- Retours organisés
- Adapté aux utilisateurs ponctuels
Réseaux & gestion locative
Une solution adaptée lorsque les clés circulent souvent
Le besoin devient particulièrement intéressant lorsque les trousseaux sortent quotidiennement, que plusieurs profils les utilisent ou que plusieurs agences doivent être supervisées.
Agences immobilières
Organisez les clés utilisées quotidiennement pour les visites, états des lieux et rendez-vous.
Gestion locative
Structurez les retraits et retours liés aux interventions, diagnostics et opérations sur les logements.
Administrateurs de biens
Centralisez les mouvements de trousseaux confiés aux collaborateurs et intervenants.
Réseaux d’agences
Organisez plusieurs sites et armoires dans une même logique de supervision.
Syndics
Gérez les clés et moyens d’accès nécessaires aux interventions sur les immeubles et parties communes.
Prestataires récurrents
Donnez un accès temporaire sans ouvrir l’ensemble du stock de clés de l’agence.
Questions fréquentes
Gestion des clés en agence immobilière
Les principales questions sur les visites, les prestataires, les retraits, les retours et les casiers connectés.
Comment gérer les clés dans une agence immobilière ?
Chaque trousseau doit être associé clairement à un bien, stocké dans un emplacement défini et, lorsqu’il sort, relié à la personne qui le détient.
Comment savoir qui a pris une clé ?
Le retrait peut être associé au collaborateur, prestataire ou autre utilisateur autorisé qui récupère le trousseau, afin de retrouver le dernier détenteur connu.
Peut-on remettre une clé à un artisan sans être présent ?
Oui. Le trousseau peut être préparé dans un compartiment sécurisé et l’artisan autorisé uniquement pendant la période prévue selon l’organisation retenue.
Peut-on organiser le retour des clés ?
Oui. Pour une sortie temporaire, la restitution peut être organisée dans une armoire autorisée afin de remettre le trousseau dans le circuit.
Peut-on utiliser un QR code pour récupérer une clé ?
Selon l’installation, l’accès au compartiment peut être réalisé avec un QR code, un code ou un badge compatible.
Quelle différence entre une armoire à clés et un casier connecté ?
Une armoire spécialisée peut contrôler chaque trousseau individuellement. Un casier connecté contrôle principalement l’accès au compartiment dans lequel le trousseau a été placé.
Peut-on gérer plusieurs agences immobilières ?
Oui. Plusieurs sites, armoires et populations d’utilisateurs peuvent être organisés dans une même logique de supervision.
HIPPOKA remplace-t-il un logiciel de gestion locative ?
Non. Le logiciel immobilier continue de gérer les biens, dossiers et opérations métier. HIPPOKA répond principalement au stockage et aux échanges physiques de clés et d’objets.
Autres cas d’usage
Découvrez les autres usages de HIPPOKA
Le même socle logiciel et électronique peut répondre à différents besoins de remise, de réservation et d’accès.
Votre projet immobilier
Vous souhaitez simplifier la remise et le retour des clés de vos biens ?
Présentez-nous le nombre de trousseaux, vos agences, les profils qui récupèrent les clés et vos contraintes d’horaires. Nous vous aiderons à définir une organisation adaptée à vos visites, interventions et restitutions.
HIPPOKA peut être proposé avec les armoires ou intégré à votre propre mobilier.