Centralisez les clés
Regroupez les clés de véhicules dans une armoire sécurisée accessible aux seuls utilisateurs autorisés.
Gestion des clés de véhicules pour collectivités
Simplifiez la gestion des clés de vos véhicules de service
Mairies, intercommunalités, services techniques ou établissements publics : permettez aux agents autorisés de récupérer et restituer les clés d’un véhicule sans dépendre d’un bureau, d’un accueil ou d’une remise manuelle.
- Accès contrôlé
- Clés tracées
- Gestion multisite
Moins de remise manuelle. Plus d’autonomie.
Ne laissez plus l’accès à un véhicule dépendre d’une personne disponible
Quand plusieurs agents partagent un parc de véhicules, la circulation des clés devient vite un sujet d’organisation : qui prend quel véhicule, à quel moment, sur quel site et pour quelle durée ?
Autorisez les bons agents
Associez l’accès à un agent, un groupe ou une période afin que chacun récupère uniquement la clé prévue.
Suivez les mouvements
Conservez un historique des événements utiles pour savoir quand une clé a été retirée, remise ou déplacée.
Quels véhicules gérer ?
Un point de retrait unique pour les clés de votre parc partagé
HIPPOKA peut être utilisé dès qu’une clé, un badge ou un trousseau doit être remis à un agent identifié puis restitué après utilisation.
Véhicules de service
Voitures utilisées pour les rendez-vous, visites, déplacements administratifs ou interventions ponctuelles.
Utilitaires
Fourgons et véhicules utilisés par les services techniques, bâtiments, voirie, espaces verts ou maintenance.
Véhicules d’intervention
Organisez l’accès aux clés en dehors des horaires habituels lorsqu’un agent d’astreinte doit partir rapidement.
Véhicules partagés
Faites circuler un même véhicule entre plusieurs agents ou services selon les besoins et les créneaux prévus.
Véhicules électriques
Gérez la clé ou le badge associé au véhicule, indépendamment de la gestion de la borne ou de la recharge.
Engins et véhicules dédiés
Associez des clés à un service, une équipe ou une population autorisée selon votre organisation interne.
Cas d’usage concrets
Du véhicule partagé à l’astreinte du week-end
Le casier devient un point de passage autonome entre le gestionnaire du parc et l’agent qui utilise le véhicule.
Départ en intervention
L’agent récupère la clé du véhicule prévu sans devoir passer par un bureau ou attendre un responsable.
Véhicule en pool
Plusieurs services peuvent partager le même parc tout en conservant des règles d’accès distinctes.
Astreinte soir et week-end
La clé reste accessible à l’agent autorisé même lorsque l’accueil ou le service gestionnaire est fermé.
Changement d’équipe
La restitution de la clé dans l’armoire facilite le passage d’un véhicule d’une équipe à la suivante.
Sites techniques distants
Gérez des clés sur plusieurs dépôts, ateliers ou bâtiments sans centraliser physiquement tous les véhicules.
Accès ponctuel
Autorisez une personne ou un groupe pour une durée déterminée lorsque le besoin est exceptionnel ou temporaire.
Le parcours
De l’attribution du véhicule au retour de la clé
HIPPOKA associe la clé, l’utilisateur, l’armoire et les droits d’accès afin de structurer chaque retrait.
Enregistrez la clé
Associez le trousseau au véhicule concerné et placez-le dans le compartiment prévu.
Définissez l’accès
Autorisez l’agent, le groupe ou le service selon la période et les règles prévues.
L’agent récupère la clé
Il s’identifie devant l’armoire et accède uniquement au compartiment qui lui est autorisé.
La clé est restituée
Après utilisation du véhicule, le trousseau revient dans l’armoire selon le processus défini.
Gestion centralisée
Pilotez vos clés, armoires et utilisateurs depuis HIPPOKA
Le back-office centralise les objets, les utilisateurs, les armoires, les réservations et les événements afin de superviser les retraits et les retours sur un ou plusieurs sites.
Une organisation plus fluide
Le gestionnaire garde la maîtrise, l’agent gagne en autonomie
Définissez qui peut accéder à quelle clé
Gérez les utilisateurs, les objets, les périodes d’accès, les armoires et les événements depuis une même interface.
Récupérez la clé au moment prévu
L’agent s’identifie devant l’armoire et accède au trousseau autorisé sans synchroniser son passage avec un responsable.
Fonctions utiles aux collectivités
Gardez la maîtrise de chaque clé de véhicule
HIPPOKA apporte une couche de gestion physique des clés et des accès, adaptée aux organisations où plusieurs agents partagent des ressources.
Gestion des clés
Enregistrez les trousseaux ou objets associés aux véhicules gérés dans vos armoires.
Droits d’accès
Associez l’accès au bon agent, au bon groupe et à la période prévue.
Réservations et calendriers
Structurez les créneaux et les périodes d’accès selon l’organisation de vos services.
Historique des événements
Consultez les mouvements et états utiles pour suivre la vie de l’armoire et des objets.
Gestion multisite
Pilotez plusieurs armoires réparties entre mairie, ateliers, dépôts ou autres implantations.
Badge, code ou QR
Adaptez le mode d’identification aux équipements installés et aux usages de vos agents.
Complément de votre gestion de flotte
HIPPOKA gère l’accès physique aux clés, pas la maintenance de vos véhicules
La solution se concentre sur les armoires, les clés, les utilisateurs, les droits d’accès, les réservations et les mouvements. Votre outil de gestion de flotte peut continuer à gérer l’entretien, le kilométrage, le carburant, les contrats ou le cycle de vie des véhicules.
Le bon principe : laisser chaque outil maître de son périmètre.
HIPPOKA organise la remise physique des clés ; votre logiciel métier conserve la gestion administrative et technique du parc.
- Ne changez pas votre outil de flotte
- Automatisez la remise des clés
- Contrôlez les accès par utilisateur
- Conservez un historique des événements
- Gérez plusieurs sites depuis une même logique
Avant votre projet
Dimensionnez la solution à partir de votre parc et de vos flux réels
Le bon nombre de compartiments dépend du nombre de véhicules, de la fréquence des rotations, des horaires d’accès et de la manière dont vos services utilisent le parc.
Nombre de véhicules
Listez les véhicules concernés et identifiez ceux qui sont réellement partagés entre plusieurs agents.
Nombre d’utilisateurs
Déterminez les agents, services ou groupes qui doivent pouvoir accéder aux clés.
Horaires d’accès
Anticipez les départs tôt, retours tardifs, astreintes, week-ends et usages hors horaires administratifs.
Mode d’identification
Badge, code ou QR peuvent être envisagés selon votre installation et vos habitudes internes.
Nombre de sites
Prévoyez la supervision si plusieurs mairies annexes, ateliers, dépôts ou établissements sont concernés.
Règles de réservation
Définissez si l’accès est libre pour un groupe, attribué à un agent ou lié à un créneau précis.
Environnements concernés
Une solution pour les services publics qui partagent des véhicules
Le principe est particulièrement pertinent lorsque les clés circulent entre plusieurs équipes, plusieurs horaires ou plusieurs implantations.
Mairies
Organisez les véhicules de service utilisés par les agents administratifs et les services opérationnels.
Services techniques
Facilitez l’accès aux utilitaires et véhicules d’intervention au départ des ateliers ou dépôts.
Intercommunalités
Partagez un parc entre plusieurs services ou sites tout en conservant des droits d’accès structurés.
CCAS et services sociaux
Organisez les véhicules utilisés pour les visites, déplacements et interventions des équipes.
Établissements publics
Centralisez les clés des véhicules mutualisés pour les collaborateurs et services autorisés.
Collectivités multisites
Supervisez plusieurs armoires installées sur des bâtiments, ateliers ou dépôts distincts.
Questions fréquentes
Gestion des clés de véhicules en collectivité
Les réponses essentielles sur l’accès, la réservation, le suivi et la gestion des clés partagées.
Qu’est-ce qu’un casier connecté pour clés de véhicules ?
Il s’agit d’une armoire ou d’un ensemble de compartiments pilotés électroniquement permettant de stocker des clés et d’en attribuer l’accès à des utilisateurs autorisés.
Peut-on gérer plusieurs véhicules avec la même armoire ?
Oui. Chaque clé ou trousseau peut être identifié et associé à un véhicule, puis mis à disposition selon les règles d’accès définies.
Peut-on réserver un véhicule ou une clé pour un créneau ?
HIPPOKA permet d’organiser des réservations et des périodes d’accès. Le paramétrage exact dépend de la manière dont votre collectivité souhaite gérer son parc partagé.
Les agents peuvent-ils utiliser leur badge professionnel ?
Cela peut être possible lorsque la technologie du badge est compatible avec le lecteur installé. Un code ou un QR code peuvent également être utilisés selon l’installation.
Peut-on accéder aux clés en dehors des horaires d’ouverture ?
Oui, si le site et l’armoire sont accessibles. Les droits peuvent être configurés pour autoriser certains utilisateurs pendant les périodes prévues, notamment pour les astreintes.
Peut-on savoir qui a retiré une clé ?
Le système conserve des événements associés aux utilisateurs, objets et armoires afin de faciliter le suivi des retraits, retours et autres actions enregistrées.
Peut-on gérer plusieurs sites ou dépôts ?
Oui. Plusieurs sites, armoires et populations d’utilisateurs peuvent être organisés dans une même logique de supervision.
HIPPOKA remplace-t-il un logiciel de gestion de flotte ?
Non. HIPPOKA se concentre sur les clés, les objets, les armoires, les utilisateurs, les droits d’accès et les mouvements physiques. La maintenance, le kilométrage, les contrats et le cycle de vie des véhicules peuvent rester gérés dans votre logiciel de flotte.
Autres cas d’usage
Découvrez les autres usages de HIPPOKA
Le même socle logiciel et électronique peut répondre à différents besoins de remise, de réservation et d’accès.
Votre parc de véhicules
Vous souhaitez automatiser la remise des clés à vos agents ?
Présentez-nous votre nombre de véhicules, vos utilisateurs, vos sites et vos contraintes d’accès. Nous vous aiderons à définir une solution adaptée aux flux réels de votre collectivité.
HIPPOKA peut être proposé avec les armoires ou intégré à votre propre mobilier.