Éviter d’attendre la disponibilité du destinataire
L’équipe peut terminer la préparation du dépôt sans que le salarié soit présent au même moment.
Le logiciel qui gère vos casiers
Le logiciel qui gère vos casiers
Remise de colis aux salariés
Le colis est arrivé, mais son destinataire est en réunion ou sur une autre partie du site. Après réception, votre équipe le place dans un casier HIPPOKA et prépare l’accès du salarié. Il vient ensuite le récupérer pendant la plage prévue, sans demander une nouvelle remise à l’accueil.
Ce que cela change au quotidien
Votre accueil reste chargé de réceptionner les envois. Le casier sert à organiser l’étape suivante : remettre le colis déjà reçu à la personne qui doit le récupérer.
L’équipe peut terminer la préparation du dépôt sans que le salarié soit présent au même moment.
Il utilise les informations d’accès transmises et récupère son colis sur la plage autorisée, lorsqu’il est disponible.
Le retrait préparé est associé à son destinataire et le mouvement enregistré reste consultable dans HIPPOKA.
Exemple d’utilisation
L’accueil réceptionne un colis alors que sa destinataire est occupée. L’équipe le dépose dans un compartiment adapté et lui prépare un accès. La salariée récupère son colis lorsqu’elle est disponible, pendant la période autorisée.
L’accueil prépare le retrait au lieu de devoir attendre la fin d’une réunion pour remettre le colis.
Le compartiment reste accessible au destinataire pendant la période de mise à disposition autorisée.
L’équipe prépare chaque remise avec le bon objet, le destinataire concerné et un compartiment adapté.
Remise d’objet
Votre équipe reçoit le colis et identifie son destinataire selon votre organisation habituelle.
Elle place le colis dans un casier adapté et renseigne l’objet dans HIPPOKA.
Elle associe le salarié et la période de mise à disposition.
Il utilise les informations d’accès transmises. Le retrait est enregistré dans le logiciel.
Votre équipe identifie le destinataire, vérifie que le colis entre dans le compartiment retenu et renseigne sa mise à disposition. Ce parcours correspond à un retrait unique : le salarié récupère l’objet, sans restitution à organiser.
Il rejoint l’armoire et utilise son accès dédié. Pour que le service reste lisible, indiquez les types de colis acceptés, le point de retrait et la procédure à suivre pour les envois qui ne tiennent pas dans les compartiments.
Choisir le bon format
Le choix du format dépend des colis que vous souhaitez prendre en charge. Vérifiez les dimensions de vos envois courants avec les compartiments retenus et gardez une organisation pour les colis hors format.
Avant de vous lancer
L’accueil ou le service qui a réceptionné le colis le place dans le casier et prépare l’accès du salarié.
Non. Une remise de colis correspond à un retrait unique, sans retour de l’objet à prévoir.
Le fonctionnement présenté commence après la réception du colis par votre équipe. L’accueil prépare le dépôt et l’accès du salarié ; aucun dépôt autonome du transporteur n’est supposé ici.
Votre projet HIPPOKA
Précisez le nombre de destinataires, les formats de colis et votre fonctionnement à l’accueil.