Recevoir un voyageur après la fermeture de l’accueil
La clé peut être préparée à l’avance et retirée pendant la période autorisée, si l’armoire est accessible à l’arrivée du client.
Le logiciel qui gère vos casiers
Le logiciel qui gère vos casiers
Hôtels, campings et résidences touristiques
Préparez l’arrivée d’un client sans devoir assurer la remise de sa clé au comptoir. L’accueil dépose la clé ou le badge de l’hébergement dans un casier HIPPOKA et autorise son retrait sur la plage prévue. Le voyageur récupère ensuite son accès en autonomie.
Ce que cela change au quotidien
Le séjour reste organisé par votre établissement. Une fois les préparatifs terminés, le casier prend en charge la remise physique de la clé ou du badge.
La clé peut être préparée à l’avance et retirée pendant la période autorisée, si l’armoire est accessible à l’arrivée du client.
Pendant une période d’affluence, un client dont l’arrivée a été préparée peut récupérer sa clé directement dans le compartiment prévu.
L’équipe consulte le mouvement enregistré dans HIPPOKA. La remise du badge ou de la clé reste associée au destinataire prévu.
Exemple d’utilisation
L’équipe a terminé les préparatifs nécessaires à l’arrivée d’un client. Elle dépose le badge de son hébergement dans un casier et programme le retrait. À son arrivée, le voyageur utilise les informations reçues pour récupérer son badge, sans attendre une remise au comptoir.
La réception prépare la clé avant de fermer et indique au voyageur l’emplacement de son point de retrait.
Le badge ou le trousseau de l’hébergement peut être remis selon une plage d’accès préparée pour le client.
Si votre parcours le prévoit, la réservation d’objet peut intégrer le retour de la clé dans une armoire autorisée.
Remise d’objet
Placez l’accès de l’hébergement dans le compartiment choisi et associez-lui sa fiche dans HIPPOKA.
Sélectionnez le voyageur et définissez la période pendant laquelle il pourra retirer son accès.
HIPPOKA envoie par e-mail les informations nécessaires au retrait.
Il s’identifie devant l’armoire. Vous retrouvez le retrait enregistré dans le logiciel.
Vous sélectionnez le destinataire et la période autorisée. HIPPOKA transmet les informations d’accès par e-mail. Votre équipe organise en amont les informations du séjour et les démarches nécessaires à l’arrivée du client.
Il rejoint l’armoire, s’identifie et récupère sa clé ou son badge. Indiquez-lui comment atteindre les casiers lorsque la réception est fermée, puis comment rejoindre son hébergement. Ce parcours se prépare avec l’implantation de l’armoire.
Choisir le bon format
Les petits casiers permettent de remettre des clés et des badges. Vérifiez l’encombrement du trousseau et des éventuels éléments remis avec lui avant de choisir votre configuration.
Avant de vous lancer
Oui. Une remise peut prévoir un retour, avec une période et des armoires de restitution autorisées.
Il peut retirer sa clé sur la plage autorisée si l’armoire reste physiquement accessible. L’emplacement est donc à prévoir avec les horaires d’arrivée.
Le parcours présenté organise la remise physique de la clé. Les informations du séjour et les démarches demandées au voyageur restent préparées par votre établissement.
Votre projet HIPPOKA
Décrivez-nous votre accueil, les accès à remettre et les horaires de vos voyageurs.